Das Warum?
Das Campus Management Sytem verfolgt das Ziel den gesamten Student Life Cycle (SLC) digital abzubilden. Dieser Cycle umfasst alle Stationen einer Studentin oder eines Studenten an der Hochschule – von der Bewerbung (APP-Modul) über die Einschreibung und die laufende Studierendenverwaltung (STU-Modul) bis hin zum Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement (EXA-Modul) und der finalen Zeugnisausstellung. Ziel ist es, in allen Phasen einen optimierten, zeitgemäßen Service für Studierende und Beschäftigte anzubieten.
Die Einführung von HISinOne EXA ist der entscheidende Schritt in der digitalen Transformation der OVGU und markiert den Übergang von einer fragmentierten Systemlandschaft zu einer integrierten Lösung.
Die Herausforderung der Altsysteme
Die Prozesse im Bereich Studium und Lehre waren historisch bedingt auf mehrere voneinander getrennte Altsysteme verteilt:
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Prüfungsmanagement: Abbildung von Regelwerken, Prüfungsplanung, Noteneingabe und Zeugniserstellung (z. B. im System HIS-POS/ISY).
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Veranstaltungsmanagement: Erfassung und Planung von Lehrveranstaltungen, Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses, Raumbelegung und Deputatsabrechnung (z. B. im System LSF).
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Studiengangsmanagement: Abbildung des Curriculums und der Modulbeschreibungen (in unzähligen pdf-Dateien).
Diese Trennung führte zu folgenden Herausforderungen:
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Redundanz: Daten müssen mehrfach in verschiedenen Systemen gepflegt werden.
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Schlechte Datenqualität: Die dezentrale Verwaltung in Insellösungen erschwert die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit der Daten.
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Fehlende Verknüpfung: Die essenzielle Verbindung zwischen einer Lehrveranstaltung und der dazugehörigen Prüfungsleistung ist systemseitig nicht integriert.
Die Lösung: Vereinheitlichung durch HISinOne EXA
Mit der Einführung von HISinOne EXA werden die bisher getrennten Prozesswelten des Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements in einem einzigen, modernen System zusammengeführt.
Kernziele der Integration:
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Harmonisierung: Alle relevanten Informationen und Prozesse werden unter einer Oberfläche integriert.
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Transparenz: Die Verzahnung von Prüfungen und Veranstaltungen schafft eine verbesserte Transparenz im Studienfortschritt (Soll/Ist-Vergleich) für Studierende, Lehrende und Verwaltungsmitarbeitende.
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Prozessoptimierung: Durch die Nutzung einer gemeinsamen Datenbasis und workflowgestützter Prozesse wird die Effizienz gesteigert, Fehlerquellen reduziert und die Grundlage für ein zukunftsorientiertes Hochschul-Management geschaffen.
HISinOne EXA schließt die Lücke im Student Life Cycle und ermöglicht der OVGU, die komplexen Anforderungen an Akkreditierung, Bologna-Prozess und die digitale Verwaltung optimal zu erfüllen.